6 Tools für effizientere Monatsabschlüsse und eine verlässlichere Planung im Mittelstand
Für viele Finance-Teams in mittelständischen Unternehmen gehört der Monatsabschluss zu den aufwendigsten wiederkehrenden Aufgaben. Informationen müssen aus mehreren Systemen zusammengetragen, Abstimmungen manuell erledigt und Berichte in Tabellenkalkulationen vorbereitet werden. Dadurch stehen die finalen Ergebnisse häufig erst rund zwei Wochen nach Monatsende zur Verfügung. Bis dahin wurden wichtige Entscheidungen oft bereits auf Grundlage älterer oder geschätzter Zahlen getroffen.
Unternehmen, die diesen Prozess verbessern konnten, setzen nicht einfach auf mehr Personal oder zusätzliche Überstunden im Finance-Team. Stattdessen nutzen sie Werkzeuge, die manuelle Arbeit reduzieren, Daten aus verschiedenen Bereichen zusammenführen und verlässliche Informationen für fundierte Entscheidungen bereitstellen. Die folgenden sechs Tools unterstützen genau dabei.
1. Sage ERP: Gemeinsame Grundlage für Finanzen und Unternehmenssteuerung
Sage ERP schafft die Basis für schnellere Abschlussprozesse und eine fundiertere Planung. Mit Sage 100 für mittelständische Unternehmen und Sage X3 für wachstumsstarke oder international tätige Betriebe stehen ERP-Lösungen zur Verfügung, die Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft, Einkauf und Controlling auf einer gemeinsamen Datenbasis zusammenführen.
Werden Transaktionen in Echtzeit erfasst und stammen die relevanten Informationen aus einem zentralen System, können viele zeitintensive manuelle Schritte des Monatsabschlusses entfallen. Auswertungen, die zuvor mehrere Tage beanspruchten, lassen sich innerhalb weniger Minuten bereitstellen. Das Finance-Team gewinnt dadurch zusätzliche Zeit für Analysen und strategische Aufgaben.
Weshalb das relevant ist: Ein leistungsfähiges ERP-System bildet die Grundlage für die weiteren Vorteile der hier genannten Lösungen. Ohne eine verlässliche und integrierte Datenbasis können Investitionen in Analyse und Planung ihr Potenzial nicht vollständig ausschöpfen.
2. Personio: HR-Plattform für Personal- und Personalkostensteuerung
In vielen mittelständischen Unternehmen stellen Personalkosten den größten Kostenblock dar. Gleichzeitig gehören sie häufig zu den Bereichen, deren Entwicklung in Echtzeit am wenigsten sichtbar ist. Werden HR-Daten und Gehaltsabrechnungen lediglich einmal pro Monat in das Finanzsystem übertragen, arbeitet das Finance-Team bei Budgetierung und Forecasting mit Personalkosteninformationen, die bereits veraltet sein können.
Personio verbindet HR und Lohnabrechnung mit Sage ERP und macht Personalveränderungen wie Neueinstellungen, Gehaltsanpassungen oder Abgänge unmittelbar in der Finanzplanung sichtbar. Dadurch verfügt die Finanzabteilung laufend über ein aktuelles Bild eines der wichtigsten Kostentreiber im Unternehmen.
Weshalb das relevant ist: Aktuelle Personalkostendaten im ERP unterstützen präzisere Budgets, genauere Forecasts und fundiertere Entscheidungen zu Wachstum und Ressourceneinsatz.
3. Staffbase: Plattform für strukturierte interne Unternehmenskommunikation
Schnellere Monatsabschlüsse und bessere Planungen entfalten ihren Nutzen nur dann vollständig, wenn die daraus gewonnenen Erkenntnisse und Entscheidungen auch wirksam innerhalb des Unternehmens vermittelt werden. Staffbase ist eine Plattform für interne Kommunikation, mit der Finance-Teams und Führungskräfte Finanzergebnisse, strategische Entscheidungen und relevante Aktualisierungen gezielt und strukturiert an die passenden Mitarbeitendengruppen weitergeben können.
Unternehmen, die ihre Finanzkommunikation verbessern, berichten regelmäßig über höheres Engagement, ein besseres Verständnis der Unternehmensziele und eine stärkere Ausrichtung der Teams an den finanziellen Prioritäten.
Weshalb das relevant ist: Finanzielle Transparenz erleichtert es verschiedenen Teams, auf gemeinsame Ziele hinzuarbeiten. Sie ist außerdem eine wichtige Voraussetzung dafür, strategische Planungen tatsächlich in operative Maßnahmen zu überführen.
4. Pigment: Lösung für strategische Finanzplanung und Analyse
Statische Jahresbudgets in Tabellenkalkulationen bilden lediglich einen bestimmten Zeitpunkt ab. Sobald sich die tatsächlichen Rahmenbedingungen verändern, verlieren sie schnell an Aktualität. Pigment ist eine Finanzplanungsplattform, die sich direkt mit Sage ERP verbinden lässt und ein dynamisches Planungsmodell erzeugt, das sich automatisch aktualisiert, sobald neue Ist-Daten einfließen.
Finance-Teams, die Pigment nutzen, beschreiben regelmäßig eine grundlegende Veränderung ihrer Rolle. Statt hauptsächlich Berichte über vergangene Entwicklungen zu erstellen, kann die Finanzabteilung stärker an der Gestaltung der zukünftigen Unternehmensentwicklung mitwirken. Szenarioanalysen, rollierende Forecasts und Personalplanungen basieren dabei auf aktuellen Daten statt auf Annahmen.
Weshalb das relevant ist: Finanzplanung auf Grundlage aktueller Ist-Daten ist präziser und praktischer nutzbar als Planung mit veralteten Momentaufnahmen. Damit entsteht eine belastbarere Basis für fundierte strategische Entscheidungen.
5. Tableau: Business-Intelligence-Plattform für Datenvisualisierung
Auch wenn sämtliche relevanten Informationen bereits im ERP vorhanden sind, müssen sie so aufbereitet werden, dass Entscheidungsträger sie unmittelbar verwenden können. Tableau lässt sich mit Sage ERP verbinden und stellt Finanzkennzahlen in interaktiven visuellen Dashboards dar. Diese aktualisieren sich automatisch und können von Mitgliedern des Führungsteams jederzeit aufgerufen werden.
Statt monatliche Berichtspakete zu erstellen, deren Aufbereitung mehrere Stunden beansprucht und deren Inhalte bei der Präsentation bereits überholt sein können, erhalten Führungskräfte kontinuierlichen Zugriff auf aktuelle Finanzkennzahlen. Die Daten stehen dadurch in einer Form bereit, die schnelle und fundierte Entscheidungen unterstützt.
Weshalb das relevant ist: Klar visualisierte und direkt verfügbare Daten werden eher in Entscheidungsprozesse einbezogen. Tableau macht die ERP-Informationen für das gesamte Führungsteam leichter zugänglich und unmittelbar nutzbar.
6. Salesforce: CRM-Plattform für Vertriebs- und Umsatzinformationen
Eine häufige Ursache ungenauer Finanzplanung im Mittelstand ist die Trennung zwischen Vertriebs- und Finanzdaten. Das Vertriebsteam arbeitet im CRM, während die Finanzabteilung das ERP nutzt. Muss die Verbindung zwischen beiden Systemen manuell hergestellt werden, entstehen Verzögerungen und zusätzliche Fehlerquellen.
Wird Salesforce mit Sage ERP verbunden, können im CRM erfasste Aufträge automatisch als gebuchte Umsätze in das ERP übernommen werden. Umsatzprognosen stützen sich dadurch auf aktuelle Pipeline-Daten anstelle historischer Durchschnittswerte. Finance und Vertrieb arbeiten auf derselben Datengrundlage.
Weshalb das relevant ist: Die Integration von CRM und ERP verringert die Informationslücke zwischen dem aktuellen Vertriebsgeschehen und der Finanzplanung. Dadurch können Umsatzprognosen deutlich verlässlicher werden.
Antworten auf häufige Fragen
Wann sollte ein mittelständisches Unternehmen seine Finanzinfrastruktur verbessern?
Der passende Zeitpunkt liegt häufig früher, als viele Unternehmen vermuten. Typische Anzeichen sind ein Monatsabschluss, der regelmäßig länger als eine Woche dauert, ein Finance-Team, das mehr Zeit mit manuellen Datenübertragungen als mit Analysen verbringt, oder Führungsentscheidungen, die auf unvollständigen beziehungsweise veralteten Zahlen beruhen. Treten solche Probleme regelmäßig auf, können die Kosten der bestehenden Situation bereits höher sein als die Investitionen in leistungsfähigere Systeme.
Wie viel Zeit sollte für die Einführung eines neuen ERP-Systems im Mittelstand eingeplant werden?
Bei mittelständischen Unternehmen beträgt die typische Implementierungsdauer zwischen drei und sechs Monaten. Entscheidend sind dabei die Komplexität der Anforderungen und die Zahl der erforderlichen Schnittstellen. Zu den wichtigsten Voraussetzungen für einen termingerechten und reibungslosen Projektabschluss zählen ein erfahrener Implementierungspartner mit Branchenkenntnissen und ausreichende interne Ressourcen.
Kann ein ERP-System sämtliche anderen Softwarelösungen eines Unternehmens ersetzen?
Nein. Moderne ERP-Systeme sind darauf ausgelegt, mit spezialisierten Best-of-Breed-Lösungen aus anderen Unternehmensbereichen zusammenzuarbeiten. Die offene Architektur von Sage ERP ermöglicht die Anbindung von CRM-, HR-, Business-Intelligence- und weiteren Systemen über standardisierte Schnittstellen. Das ERP dient dabei als zentraler Datenkern, der die übrigen Systeme miteinander verbindet und ihre Informationen konsolidiert.
Welche Argumente überzeugen die Geschäftsführung von einer ERP-Investition?
Am wirkungsvollsten sind konkrete Zahlen. Dazu gehören beispielsweise die Stunden, die das Finance-Team monatlich für manuelle Prozesse aufwendet, die Kosten bereits entstandener Fehlentscheidungen oder Verzögerungen sowie der mögliche Vorteil schnellerer und besser informierter Entscheidungen auf Basis verfügbarer Echtzeit-Daten. Ein nachvollziehbarer Vergleich zwischen den aktuellen Kosten, den erwarteten Investitionsausgaben und dem möglichen Mehrwert überzeugt in der Regel stärker als allgemeine Effizienzversprechen.
Wie lässt sich sicherstellen, dass Mitarbeitende ein neues ERP-System im Alltag tatsächlich verwenden?
Zu den größten Akzeptanzhürden gehören unzureichende Schulungen, nicht eindeutig definierte Prozesse und der Eindruck, dass das neue System mehr Aufwand verursacht, als es einspart. Eine sorgfältige Implementierung beginnt deshalb mit einer gründlichen Analyse der bestehenden Abläufe, definiert neue Prozesse klar und führt die Mitarbeitenden strukturiert in das System ein. Change Management ist dabei kein optionaler Zusatz, sondern ein wesentlicher Erfolgsfaktor jedes ERP-Projekts.